医院経営コンサルティング・経営改善支援|大阪・神戸・京都

医院/歯科医院/病院の経営相談・コーチング・コンサルティングを行うMASパートナーズ代表 原聡彦が、日々の経営相談・コーチング・コンサルティング活動を通じて経営の現場から「学んだ事」や「気づいた事」を綴ります。

院内ミーティングを活性化させるポイント②

院外事務長として、医院経営コンサルタントとして、クリニックのクライアント様のミーティングをサポートする機会が増えております。現場のスタッフからは、ミーティングが退屈でつまらないとか、意味がないとか、ミーティングを嫌う言葉をよく耳にします。そこで、院内ミーティングを活性化させるポイント⓶と題してミーティングを活用して経営改善に役立てているクリニックのミーティングはどのようなにデザインされているかをまとめました。

1.ミーティングの型をつくる。
上記1~4を踏まえて、ミーティングの型、プログラムをつくれば、ミーティングをスムーズに進行することができます。例えば、議長あいさつ→誕生日スタッフの紹介→3分間スピーチ→前回の振り返り→委員会→議題→症例検討会→まとめ というようなミーティングのプログラムで進行している診療所もある。自院にあうミーティング方法を検討することをお勧めする。

2.ミーティングプロセスをつくる。
ミーティングプロセスを明確にすることでミーティングを進行する議長もやりやすくなる。ミーティングのプロセスは、テーマ→意見提案を引き出す(ブレーンストーミングなど)⇒結論に導く⇒まとめ(決定事項、次回までの宿題など)というプロセスを作っているケースが多い。スタッフの性格、院内の雰囲気にあわせて自院の独自のミーティングプロセスをつくってほしい。

3.進捗管理を行い問題解決となるアドバイスをする。
ミーティングで大切なのが進捗管理です。前回のミーティングの振り返りを行い、調べておく事、決めておく事、実行したことなど議題一つ一つに対して進捗確認しておく。院長が注意すべきところは結論を急がないこと!できなかった事に対して一方的に叱らない事!です。院長は事情をしっかり聴き、問題解決となる行動をアドバイスをすればミーティングが問題解決の場という事をスタッフが認識するようになります。クリニックで起こっている事は経営者である院長の責任という認識で真正面から問題に向き合えば自ずとスタッフから信頼をもってもらえる実例を多く見てきました。ぜひ、現場で起こっている問題と向き合ってください。

以上、弊社、ご支援先の事例もふまえミーティング活性化のポイントをお伝えしました。大切な時間を費やしミーティングをやるなら意味あるものにしたいですね。ぜひ!盛り上がるミーティングのプロデュースにチャレンジしてみてください。

最後までお読み頂きありがとうございました。

2018年3月13日

 

院内ミーティングを活性化させるポイント①

院外事務長として、医院経営コンサルタントとして、クリニックのクライアント様のミーティングをサポートする機会が増えております。現場のスタッフからは、ミーティングが退屈でつまらないとか、意味がないとか、ミーティングを嫌う言葉をよく耳にします。そこで、今回から2回シリーズで、ミーティングを活性化させるポイントと題してミーティングを活用して経営改善に役立てているクリニックのミーティングのやり方をまとめました。

1.ミーティングの最初にミーティングを盛り上げるイベントを組み込む。
院長の役割としてはミーティングを盛り上げるためのイベントを考え実行することです。最初に場を和ませるような話(アイスブレイク)、スタッフの3分間スピーチ、誕生日のお祝い、月間MVPなど、ミーティングのプロデューサーとしてミーティングを盛り上げれるような仕掛を考え実行し続けることがポイントです。

2.ミーティングの目的を明確する。
事務連絡のみでは朝礼で言えばいいし、五月雨式には議論しても何も決まらない。私どもでは「今日はここまで議論してここまでの結論を出す」というミーティングのゴールイメージをもってミーティングを行う事を提案しています。

3.スタッフ参加型のミーティングを行う。
ミーティングでは、よく院長が1人でお話されているケースやスタッフを吊し上げるなどワンマンライブが繰り返されています。院長はミーティングのプロデューサー及びアドバイザーに徹して頂きたい。例えば、議長、書記などスタッフに役割を持たせてスタッフにミーティング参加してもらう。ミーティングに参加したスタッフは一言発言してもらう、誕生日のスタッフに話をしてもらう、3分間スピーチを行うなど、ミーティングに参加したスタッフ全員が役割をもち発言できるようにミーティングを院長がプロデュースすると、スタッフのほうも当事者意識が芽生え、やがてミーティングが活性化してきます。

クリニックの実情にあうミーティングのやり方をご検討頂く事をお勧め致します。
最後までお読みいただきありがとうございました。

2018年3月12日

 

現場の事実があがってこない状況を防ぐためには?

最近、医院経営相談、院外事務長サポート、院長夫人コーチングを日々のサポートを通じて感じることは、現場で起こっている事実があがってこないクリニックが増えていることです。
原因は、部署間の連携が悪い、上司と部下のコミュニケーションがない、部下の意見に聴く耳を持たない上司がいる、上司の対応が部下から見て頼りない(相談してもしょうがないと思われてしまう)などがあげられます。

その結果、どういうことが起こるかというと、「現場で起こっている事実があがらない」「スタッフが院長へ言ってもしょうがないとあきらめている」「重大な機会損失を発生しているが院長、リーダーは気づかない」「インシデントが撲滅される」など、重要な情報が全くあがらなくなります。私は、このような状況にある医療機関(病院、クリニック)を多く見てきました。
このような状況にならないために現場の声を上手にあげているクリニックが実践しているマネジメント手法をお伝えします。

1.部下の意見・報告を承認する。
 報告があがるのが当たり前と思ってはならない。意見・報告した事に対して承認する。

2.部下の相談は親身に応える。
 部下の相談は全力で対応する。それで初めて信頼を得れることを心得ておく。部下の相談内容を忘れるなどはダメ上司の典型例です。

3.はじめは率先垂範で背中を魅せる
 新しい取り組みをする時は必ず自ら率先して取り組むことが最低限必要です。自ら取り組むことなしに部下がついてくることはありえないと心得ておく。

他にもいろんな取り組みはあると思いますが、現場で起こっていることをありのまま報告してもらえるようにするためには、上記1~3を3カ月続けるだけでも部下の変化を実感できることと思います。
ぜひ、チャレンジしてみてください。
最後までお読みいただきありがとうございました。

2018年3月11日

 

スタッフの仕事のやり方を改革した事例

弊社がサポートしたクリニックで受付・事務スタッフの仕事のやり方を改革した事例をお伝え致します。

1.経営診断から明らかになったこと
私どもがスタッフからのインタビューや経営診断した結果、次のような事が明らかになった。

1)このクリニックの仕事のやり方は人に仕事が張り付いていた。その人がいなければ「わからない」「できない」「指示されない」状態になっていた。
2)その人にしかわからない仕事だから「やり方が我流」で10年以上、この部門では業務改善を行えなかった。
3)業務がオープンにされていないから、生産性の高い仕事のやり方かどうか院長や事務長が「判断できない」「指導できない」状況になっていた。
4)やっていることは、記憶と経験という頭の中にあるので「ヌケ・モレ・手持ち」が発生し、そのチェックができない状況にあった。

以上のことが明らかになったため、院長の判断として院内の医療事務業務をすべてオープ
ン化し、標準化し、共有することによって「仕事に人を張り付ける」仕組みに業務の改革を
行いました。

2.「仕事に人を張り付ける」仕組みをつくるための取組み
業務改革を行うにあたり、次のような取り組みを実施致しました。

1) 業務の計画管理の習慣化
① 月間業務計画表・週間業務割当表を導入し仕事に人を張り付ける事を徹底する
② 業務を個人別に毎日に確認する(診察開始前に3分間ミーティングにて個人別の業務を確認する)

2) 業務の抜本的改革への取り組み
① 実現すべき成果は何かを鮮明にする(ゴール明示を徹底した)
② ゴール達成するために業務をすべてリストアップする(業務の棚卸し)
③ 業務のやり方の統一を行う(業務の標準化)

3.取組み成果
抵抗勢力があったものの業務改革を推進するという院長の固い意志がスタッフ一人ひとりに伝わり、上記の取組みを実行した結果、次の成果を得る事ができました。

① 業務割当表による仕事の明示と人の張り付け、標準時間の測定ができ、業務の標準時間を確立することができた。また、業務の遅れなどタイムリーに院長が把握することができるようになった。
② 仕事に人を張り付けることが可能となり業務を計画化することができて業務の精度も向上した。
③ いつも期限ぎりぎりで綱渡りのような仕事のやり方から脱却し計画的に仕事を行うようになった。

4.ゴールの鮮明化がすべての始まり
私は長年のコンサルタントの経験の中で組織のムードを一変させることができる院長に出会ってきました。そして、なぜ、この院長は組織のムードを一変させることができたのかを観察し研究しています。ほとんどすべての場合に共通していたことはスタッフひとりひとりに鮮明なゴールを明示していることに成功要因があることがわかりました。最初のうちは「目標管理を個人にきちんとやらせた成果」と認識しておりましたが、多くの事例を観察していくうちに、成功しているのは目標管理ではなくゴールの設定している院長ということに気づきました。スタッフ一人ひとりに与えるべき事は目標ではなくゴールであることを認識して頂くことがポイントです。ではゴールとは何か?それはほとんど目標と同じ意味なのですが、違う点は「まじめに努力すれば必ず到達できる地点」という事です。目標というのはまじめに努力したからといって必ず到達できるかどうかわからない。しかし、ゴールはほぼ確実に到達できる地点、または状態なのです。ただ、一人ひとりの能力の違うスタッフにゴールを明示するということはそんなに簡単なことではありません。正確にスタッフ一人ひとりの能力を把握することと、綿密な状況分析と業務遂行計画が必要とされます。しかし、スタッフと一人ひとりと時間をかけて話し合い、相互に確認し合いながらゴール設計をすれば十分可能なことでむずかしいことではありません。スタッフ一人ひとりと向き合うことがマネジメントの最重要課題と認識して取り組んでもらえればゴール明示は難しいことではなくなります。ぜひ、チャレンジして頂きたいと思います。最後までお読み頂きありがとうございます。

2018年3月9日

 

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