医院経営コンサルティング・経営改善支援|大阪・神戸・京都

医院/歯科医院/病院の経営相談・コーチング・コンサルティングを行うMASパートナーズ代表 原聡彦が、日々の経営相談・コーチング・コンサルティング活動を通じて経営の現場から「学んだ事」や「気づいた事」を綴ります。

通所リハビリテーションの実地指導対策

(相談内容)
近畿地方の「みなし指定」(診療所のみなし指定)を受けて通所リハビリテーションを運営している整形外科クリニックの院長からの相談です。管轄の行政から通所リハビリテーション(診療所のみなし事業所)の実地指導の連絡がありました。「みなし指定」の事業所には実地指導はないと聞いていたので安心と油断をしておりました。初めての実地指導なので不安が募ります。準備すべき書類や代表的案質問事項をお教えください。

(回  答)
【1】「みなし指定」の事業所の実地指導について
「みなし指定」の事業所は実地指導に入らないというのは都市伝説です。じつは「通所リハビリ」は、「みなし指定」でも人員基準にもとづく出勤簿やカルテ(利用者)、サービス記録、介護レセプトと、サービス記録のつき合わせは必ずあります。「所リハビリテーションの「実地指導要綱」(都道府県でくれる)にもとづいて、根拠法、根拠通達なども示しながら行われます。また、サービスごとの「事業所内の掲示」は、指導員が最初に見るので重要です。
下記に指導にともない提出を求められる書類と掲示書類をまとめましたので参考にしていただければと思います。
1 提出書類
・ 自主点検表(直近分の写し)
 ※管轄の都道府県か市町村がホームページでダウンロードできるようにしています。
・ 運営規程
・ 重要事項説明書、パンフレット、契約書等
・ 従業者の勤務体制及び勤務形態一覧表(実地指導月の2ヶ月前分を基本とされます。)
・ サービスの提供に関する調書(別添)
・ 通所リハビリテーション 規模別報酬の算定に関する調書
 *加算体制届に係る「事業所規模算定表(参考様式2又は3)」でも可能です。
・ 緊急時、事故発生時、苦情対応等のマニュアル 
*既に実地指導を受けた事業所については提示を求めることを基本とされます。

2 提示書類
(1)勤務体制及び介護報酬の請求状況等を確認するための書類
・ 従業者の勤務関係書類
(出勤簿、タイムカード等の勤務の状況がわかる資料)
(実地指導月の2ヶ月前分を基本とされます。)
・ 雇用契約書および辞令
・ 個人情報保護に関する誓約書
・ 資格証(写しでも可)
・ 苦情処理、事故発生時における対応状況のわかる資料
・ 研修実施状況のわかる資料
・ 介護給付費請求書、介護給付費明細書
(国保連請求控え)(実地指導月の2ヶ月前分を基本とされます)
・ 請求書又は領収書の控え(実地指導月の2ヶ月前分を基本とされます)
・ 前年度各月の延べ利用人数のわかる資料

(2)サービスの提供を確認するための書類
・ 居宅(介護予防)サービス計画書、サービス提供票
・ サービス提供の記録

【2】実地指導でよく質問されること
 これまで実地指導に同席させて頂いた範囲で代表的な実地指導で指摘をうける事項を下記にまとめました。

 ・上記【1】の提示書類より職員の勤務実態を確認されます。勤務体制については予定と実績を別々に管理するよう指導されているケースが多いので予定表と実績表を別々に作成して頂く保管頂くことをお勧め致します。

 ・事故発生時の行政への報告がタイムリーになされている確認されます。例えば、利用者が転倒した場合は事故を記録して行政へ報告しているかチェックされます。また、利用者が転倒した場合の記録が「ヒアリハット報告書」に記録されている事が多いので「転倒した場合」は事故報告書に記載して行政へ報告することを通所リハに関わる職員全員で共有して頂くことをお勧め致します。
 
・実地指導では必ず施設見学をされます。その際、「利用者がおう吐した場合、どのような対処をされているのですか?」と問われるケースがあります。この質問に対する理想的な回答は利用者がおう吐された際に「おう吐物処理セット」が2~3人分所定の場所に準備されている事です。このように感染症予防対策がとられているかを必ずチェックされますので「おう吐物処理セット」「お漏らし処理セット」などをご準備頂くことをお勧め致します。

・リハビリテーションマネジメント加算(以下 リハマネ加算)を算定している事業所には加算の趣旨の理解と事務手順を理解しているか必ずチェックされます。社会保険研究所から発刊される介護報酬の解釈3(通称 緑本)に掲載されているリハマネ加算の事務手順の様式を使用して頂くことをお勧め致します。

2019年10月11日

 

最低賃金法改正でクリニックが注意すべきことは?

相談内容)
大阪府の内科クリニック開業20年目の院長の奥様より「毎年、最低賃金が上がっておりますが年々、パートスタッフの時給もこの時期にあわせ時給アップしています。月給の常勤スタッフの給与も検討しなけれならないと思うのですがどのように検討すればよろしいでしょうか。常勤スタッフの年齢は50歳を超えたベテランスタッフも在職しておりここ3年は昇給を見送っております。注意点などお教え頂きたいです。

(回  答)
1.最低賃金法改正
昨年度に引き続き、今年度も全国的に最低賃金が増額となりました。日本の地域別最低賃金は、2007年に最低賃金法が改正されてから、生活保護との整合性に配慮すること、通用除外規定を廃止し減額特例許可規定を新設、派遣労働者には派遣先地域(産業)に適用される最低賃金が適用になる等が定められました。これ以降、東京都では10円超の引き上げが当たり前のようになりました。2016年以降は、25円以上の引き上げとなっています。
 そしてついに2019年10月1日には1,013円となり、時給1,000円では求人広告が出せなくなります。今回の改定で地域別最低賃金が1,000円を上回る地域は、東京都のほかに神奈川県があります。神奈川県では、2019年10月1日以降1,011円に改定されます。大阪府が3番目に高く、2019年10月1日以降964円になります。
多くの都道府県で【令和1年10月1日より】改定となります。
時給のスタッフの賃金についてはもちろんのこと、月給の常勤スタッフの場合も時給換算した場合の賃金が最低賃金を下回る可能性もございますので検討して頂くことをお勧め致します。
≪主要都道府県の最低賃金≫
●東京都   1,013円
●神奈川県  1,011円
●千葉県  923円
●埼玉県  926円
●愛知県  926円
●京都府  909円
●大阪府  964円
●兵庫県  899円
●岡山県  833円
●広島県  871円
●香川県  818円
●福岡県  841円

2.月給制給料の時給の算出について
月給制給料の時給(ここでは、残業・深夜割増し等の時給算出)は、月に固定で支給される給料のうち、通勤・家族・住宅といった手当、福利厚生的な給料を除いた給料(基礎額)から計算されます。
例えば、大阪府のクリニックの受付事務の正社員の月額給料額が190,000円で、うち通勤手当が5,000円、家族手当が15,000円、住宅手当が10,000円だとします。
この場合、190,000円-各手当(5,000円+15,000円+10,000円)=160,000円が基礎額となり、時給を計算する基の給料額となります。

月給制給料の時給は、以下の計算式で求められます。
①月間の平均労働時間を求めます
(年間歴日数(365日)-年間休日日数)÷12(ヵ月)×1日の所定労働時間=月間平均労働時間
②時給を求めます
基礎額÷月間平均労働時間=時給

では、実際に時給を計算してみましょう。

例)年間休日日数が110日で1日の所定労働時間が8時間の場合
 (365日-110日)÷12ヵ月×8時間=170時間(月間平均労働時間)
 160,000円÷170時間=941円
となり、この時給が残業・深夜・休日割増しの基となり、減額の時給となりますが
大阪府の今回の最低賃金964円を下回っているので要注意です。
この時給が最低賃金を下回ると賃金のベースアップを検討して頂く必要があります。
大阪府の場合、月給16.5万円を下回る常勤スタッフがいれば注意が必要です。
(※所定労働時間によります。)
最低賃金を下回りそうなスタッフがいらっしゃいましたら、賃金のベースアップなど
早急にご検討ください。

注)年間休日日数や、1日の所定労働時間は会社毎に違いますので、自院の就業規則を確認し専門家にご相談頂くことをお勧め致します。

2019年10月8日

 

スタッフの不正を予防するためのポイントとは?

<相談内容>
受付事務スタッフが10年間にわたりレジのお金を盗んでいた事が発覚しました。被害額はおそらく100万円ほどになっております。今後、弁護士など専門家とも相談して対処をしていく予定ですが今後、このような事がおきないようにするためにはどのようにすればよろしいでしょうか?

<回  答>
最近、受付スタッフが長期にわたってレジのお金を盗んでいた等のスタッフの不正に関する事で多くの相談を頂いております。スタッフが金銭トラブルを起こするのは職場風土や環境に起因するところが大きいと思います。本日は金銭トラブルを予防するための仕組みと職場風土環境づくりのポイントについて、お伝えしたいと思います。

1.日々のレジのチェックはダブル、トリプルチェックで行う仕組みをつくる。
重要なのは一人に任せないという事です。特に特定の人だけにレジ締めをさせないという事です。必ず、一人の目ではなく複数の目で日々のレジ(午前診、午後診終了後のチェックも含む)のお金のチェック、日計表などに確認印を押印するなどの仕組み(ルール)をつくってください。日々、誰がレジ締めをしたか確認者の名前を記載すること。当社では「窓口受渡表」を日々、記載するとともに、金銭を裏付けるレセコンの日計表を必ず印刷しておく事を徹底して指導しております。

2.レジのお金が合わなかった場合の原因追求は徹底的に行う風土をつくる。
極端な事をいうと、レジのお金が合わなかったから仕事が終われないぐらいの職場風土を作っておくとよいでしょう。弊社のクライアントではお金が合わなかったらレセコンの日計表とレジのクルクルシートをアウトプットして一人ずつのチェックさせるぐらいの徹底した原因追及をしていく職場風土を作って頂くよう指導しております。

3.未収管理は徹底し回収方法も決めておく。
未収管理はノートや表などで日々の未収金がいくらあるか把握できるようにしておく。また、回収方法もマニュアル化しておくことをお勧めします。

4.院長、院長夫人が内部牽制(ないぶけんせい)を行っていることを周知させる。
院長と院長夫人(奥様)がお金(未収金含め)の管理はきっちりしていることをスタッフには知らしめて頂く事をお勧めしています。「お金の確認はきっちりしているぞ!」の姿勢がスタッフへの牽制になります。

5.金庫に多額のお金はおかないようにする。
職員が金庫のお金を盗っていた、あるいは、クリニックを狙う窃盗団もいるので金庫管理をしっかりして頂きたいと思います。金庫には必要最低限のお金を置く。日々の窓口現金は、毎日でも取引銀行に入金するよう仕組み化することをお勧め致します。

以上、金銭トラブルを予防するための基本的なポイントをまとめました。金銭トラブルが起こらない仕組みと職場風土環境はスタッフを野放しにしないことからはじまり、日々のお金をチェックする仕組みをつくりあげることがポイントです。ぜひ、職員による金銭トラブルが防止できる職場づくりにチャレンジしてみてください。

2019年3月15日

 

警察からの患者の照会があった場合の対処方法は?

近畿地方の外科系の有床診療所の院長からの相談です。
最近、警察から電話で当院の患者さんに関する照会が数件ありました。どのようなに対応すればいいか、お教えください。

質問1 警察からの電話で患者の病名などを問い合せがありました。患者情報を電話にて回答しなければならないのでしょうか?

回答1 電話照会は電話の相手が警察官かどうかの確認もできませんし記録も残りません ので、原則としてお断りすることをお勧めします。まずは公文書による照会を要求することをお勧めします。

質問2 警察署長から「捜査関係事項照会書」と題する書面が届きました。照会事項は、当院に通院している患者さんの「病名と通院期間」です。回答しなければなりませんか。患者さんの同意を得ずに回答した場合、個人情報保護法違反にならないでしょうか?

回答2 「捜査関係事項照会書」は、刑事訴訟法197条2項に基づく照会で公文書ですが、
任意捜査ですので医療機関には照会に応ずる法的義務まではありません。しかし、患者の病名や通院期間のように、カルテを見れば容易に回答できる事実の照会には、回答するのが一般的です。なお、この照会に対する回答は、個人情報保護法の「法令に基づく場合」に該当するので、患者の同意がなくても、同法違反にはなりません。

質問3 照会事項は、当院の患者さんBさんの「カルテおよびクリニックが採取した血液の検体」の任意提出です。Bは殺人事件の被害者であり、当院にてすでに死亡しているので、Bの同意は得られませんが任意提出に応じるべきでしょうか。

回答3 任意提出ですから、クリニックが応じないことも可能です。ただ、今回のケースでは、警察がBさんを被害者とする殺人事件の捜査を行っており、その証拠としてカルテおよび血液の検体を必要としているものと推察されますので、当院が任意提出することは、犯人を処罰することに役立つのでBさんの意思に反するものではないと考えられます。また、当院が拒絶した場合、警察は裁判所の捜索差押令状をとって差押えることも可能ですから、いずれ提出させられる可能性がありますのでこのケースでは応じて頂くことをお勧めいたします。

質問4 照会事項は、当院に通院する患者Cさんの「責任能力の有無」でした。
当院は、どう対処すべきでしょうか。

回答4 たとえ殺人犯であっても、責任能力が無ければ無罪になりますので、責任能力の有無の判定は刑事捜査において極めて重要です。そのため、捜査機関が起訴前に被疑者の責任能力を判断する手段として、簡易鑑定と起訴前本鑑定があり、通常、精神科や神経内科などの専門家に鑑定を依頼します。ところが、今回の照会は、外科医に患者の責任能力の有無について意見を求めようとするものですから、事実の照会の範囲を超えているように思います。したがって、「当院は外科であり責任能力の有無については判断できません」と回答することをお勧めします。

2019年3月13日

 

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