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会計事務所経営サポート通信Vol.1

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ vol.1━2010.07.20━━━━
★会計事務所経営サポート通信★
http://www.maspartners.co.jp/ MASパートナーズ発行
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目 次
●ごあいさつ
●事務所の顧客満足度向上と収益向上を実現する!
〜所内決算検討会開催ノウハウ パート1〜
●課長はつらいよ!元会計事務所の中間管理職が実践した職員マネジメントノウハウ
〜ヴィクティムマネジメント(パート1)〜
●近況報告
〜セミナーコンテンツ作成から講師養成までプロデュ−スをしています!〜
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皆様
こんにちは。
医療機関と会計事務所の“経営サポーター”原 聡彦(はらとしひこ)です。
2009年10月より起業して約10カ月が経過しようとしています。
おかげさまで今までご縁をもたせて頂いた方々から経営改善のご依頼を頂き サポートさせて頂いております。
このたび、会計事務所の経営にお役立ち情報をお届けしたいと思い 「会計事務所経営サポート通信」を発刊させて頂くことになりました。
本メールマガジンは、これまで原聡彦と直接お名刺の交換をさせて頂いた方のみに お送りしております。
本メールマガジンでは、私が会計事務所勤務時代に実践した事(失敗事例も含む) や会計事務所の中間管理職の方々へフォーカスしたマネジメントノウハウをお伝えしたいと思います。
小難しい内容を【楽しく】そして【おもしろく】したメールマガジンにして いきたいと思いますので、お気軽に読み流して頂ければ幸いでございます。
今後配信不要の方は、大変お手数ではありますが下記URLより配信停止手続きを お願いいたします。
申し訳ございません。
↓          ↓
http://www.maspartners.co.jp/contact
メールマガジン「会計事務所経営サポート通信」第1号です。
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事務所の顧客満足度向上と収益向上を実現する!
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所内決算検討会開催ノウハウ(パート1)
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突然ですが、読者の皆様は、担当しているお客様の状況を掴んでおられるでしょうか?
失礼しました、当然、読者の皆様は掴んでおられることと思います。
では、部下が担当しているお客様の状況を掴まれているでしょうか?
会計事務所勤務時代の私は、すべての部下が担当しているお客様の状況を掴みきれて おりませんでしたので、問題が勃発してからの後追いの対応をやってきました。
読者の皆様がすべての部下が担当しているお客様の状況を掴んでおられるという事であれば 読み飛ばして頂いても結構ですが、多くの会計事務所では事務所単位、事業部単位、課単位でお客様の状況を掴んでいるところは 少ないように感じます。
ITを駆使して報告ツール等を導入している事務所でさえもすべてのお客様の状況を共有している事務所は少ないでしょう。
まずは、巡回監査報告書や日報システム等だけでは、すべての現場の情報はあがってこない (特に事務所に対するネガティブな情報)という事実を知って頂きたいのです。
だからと言って、今回お伝えする事は、現場の情報があがってこない理由について事務所の風土や職員の資質の問題など 事務所固有の理由を分析して対応策を立案するという内容ではありません。
今回のお伝えしたい事は、簡単な仕組みで、【事務所のお客様満足度を向上させ、 事務所の収益の機会損失を防止できる】かつ【所長、副所長、マネージャー、課長以下の幹部職員と現場の担当者との コミュニケーションギャップを埋める】ノウハウをお伝えします。
そのノウハウとは、所内で最低毎月1回 所長、副所長、マネージャー、課長、 担当者が一同に集まり、所内でお客様の決算検討会(以下 所内決算検討会)を開催する!
じつは、それだけなんです。
なんだ!そんなことか。と思われた方も多いでしょう。
しかし、所内決算検討会は、なんの準備もなくやみくもに開催しても効果はありません。
今からお伝えするポイントをふまえて担当者に十分な準備をさせることと所長以下、 決裁権のある幹部職員の方にはお客様と現場の担当者を安心させれるよう課題解決に向き合う覚悟を持って頂く必要があります。
私はご支援先の事務所に次の手順(ポイント1〜3)で幹部、職員の方に周知徹底させて頂いております。
ポイント1.所内決算検討会開催要項を明確化し周知する
ポイント2.精度と鮮度の高い情報を現場担当者から引き出す方法
ポイント3.事務所の収益向上の視点!サービスシェアを数値化する
※今回はポイント1を説明させて頂きます。
ポイント1.所内決算検討会開催要項を明確化し周知する
1)日程決定
事務所会議、全体会議など全職員が参加する会議のプログラムのなかに決算検討会をスケジュール化する。
関係する職員を必ず参加できる日程を仕組み化することがポイントとなります。
2)開催趣旨(目的)の明確化
所内決算検討会を開催する事が目的にならないように、なぜ、所内決算検討会を開催するかを全職員に周知することである。
目的は、事務所の経営課題によって異なると思いますが、私のご支援先の事例でいうと「お客様と職員の満足度の向上」 「お客様のあらゆる経営課題を事務所全体で組織対応し解決する」「お客様と事務所の機会損失の防止」などがある。
事務所の経営課題に応じて職員がぜひ参加したいと思わせるような目的を設定してもらいたい。
3)お客様の選定
事業年度、10カ月目を迎えるお客様、税務調査中、クレーム、その他重要課題案件を抱えるお客様を選定する。
選定基準を明確にしておくことがポイントとなります。
4)参加者の選定
参加者を事前に決定しておくこと。事前に決定しないと、だんだん、決裁権のない職員ばかり参加するようになり、 お客様への提案、対応が遅れたりして機会損失が生じます。また、職員にも重要感をうえつけることができなくなります。
つまり、どうでもいい会議になってしまうということです。
所内決算検討会を本気でやるのであれば所長あるいは幹部職員の参加は不可欠で重要感を持たせ続けられるような参加者を 選定してください。
5)役割分担
所長が事務所の代表として全ての案件について決裁し責任をとることになるが、 所内決算検討会では、その決裁までの役割分担を明確にしていく。
特に、課長は課員担当のお客様の状況を把握し対策をまとめておく。
また、保険担当(外部FP含めて)、人事担当、コンサル担当にも情報を事前に 共有しておくなどハブ的な役割を担ってもらうことがポイントとなります。
6)幹部職員と職員とのコミュニケーションを仕組み化
幹部職員と現場の職員とのコミュニケーションギャップを埋める仕組みをつくる。
だからと言って、ここでは単に「飲みにケーション」を進めているわけではない。
現場の第一線にいる職員から精度と鮮度の高い情報を幹部職員と現場職員が共有する目的でコミュニケーションを行う。例えば、個別面談、ランチミーティング、飲ミーティングなど、単なる飲み会だけではなくアウトプットを明確にしていく。
「今日は事務所全体で進めている○○について、どのように実施すればお客様も事務所もハッピーになれるか。意見をだしてまとめていきたい」など、最初に目的を明示してミーティングを行うなど、極めてアナログかもしれませんが、地道なコミュニケーションこそが、事務所を一体化して組織対応する事の大切さを職員の意識にうえつける有効な手段となる事を留意頂きたい。
今回はここまでです。
以上の事を6カ月続けるだけでも事務所に大きな変化がみられます。
特に現場職員から精度の高い報告が監査報告書や日報などであがりだし、事務所の機会損失が減少する事例をみてきました。
ぜひ、チャレンジしてみてください。
次回はいかに精度と鮮度の高い情報を現場の担当者から引き出す方法をお伝えします。
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課長はつらいよ!元会計事務所の中間管理職が実践した職員マネジメントノウハウ
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〜ヴィクティムマネジメント(パート1) ヴィクティム兆候の職員を特定する方法〜
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ヴィクティムという言葉はご存知ですか?
ヴィクティムとは、「被害者意識・ネガティブな考え」という意味です。
一般的に言われるのは、リーダーたるもの、ネガティブな発言や被害者意識をもつことはリーダーとして 失格といわれています。
よくあるリーダー研修、管理者研修などでは、リーダーたるもの、 いつもポジティブな考えを持ち、自分の仕事に責任を持つという自責意識を醸成する教育をしています。
たしかに、組織に属している部長、マネージャー、課長と言われるリーダーには、 ポジティブな考えを持ち自分の仕事(結果及び行動)に責任持つという自立した意識・行動をとることが当然求められます。
しかしながら、ヴィクティムに囚われネガティブに傾いている職員に対して 「いくらポジティブな思考をしろ!」と通り一遍のアドバイスをしたところで、 私の実体験から状況は変わることはありません。
ここで、私のお恥ずかしい実体験をお伝えします。
私の衝撃の実体験については、メールマガジン登録読者限定とさせて頂きます。
メールマガジン登録のご希望の方は下記までお願いします。
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【近況報告】 セミナーコンテンツ作成から講師養成までプロデュ−スをしています!
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ご支援先の会計事務所が医科クリニック、歯科医院等の医療機関をターゲットとし、 医業経営のライフサイクルにあわせたセミナーを開催できるようコンテンツの提供をしております。
現在、提供しているコンテンツは下記のとおりです。
開業前:事例に学ぶクリニック開業成功のポイント
開業期:クリニックのファン患者を増やす!集患マーケティングノウハウ
成長期:基金拠出型の医療法人設立のポイント
安定期:院長の経営力アップセミナー
〜院長が自院の経営の問題を発見する方法〜
承継期:事例に学ぶ!医業承継パターン別の医業承継ポイント
上記のコンテンツ以外もジョイントでセミナーコンテンツを開発し、 ご支援先の会計事務所のオリジナルセミナーコンテンツにしてもらっております。
セミナーコンテンツとともに、職員の方のセミナー講師養成についてもサポートさせて頂いております。
ご関心のある所長先生、幹部職員の方は、無料経営相談コーチングカフェにお申し込みください。
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最後までお読み頂きありがとうございました。
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* 医療機関と会計事務所の経営サポーター
* 発行人: MASパートナーズ 代表 原聡彦(はらとしひこ)
* MASパートナーズ公式サイト:<http://www.maspartners.co.jp/>
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ただし、無断転載は厳禁です。出所を必ず明記してください。
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2010年7月20日

 

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