医院経営コンサルティング・経営改善支援|大阪・神戸・京都

院内ミーティングを活性化させるポイント①

院外事務長として、医院経営コンサルタントとして、クリニックのクライアント様のミーティングをサポートする機会が増えております。現場のスタッフからは、ミーティングが退屈でつまらないとか、意味がないとか、ミーティングを嫌う言葉をよく耳にします。そこで、今回から2回シリーズで、ミーティングを活性化させるポイントと題してミーティングを活用して経営改善に役立てているクリニックのミーティングのやり方をまとめました。

1.ミーティングの最初にミーティングを盛り上げるイベントを組み込む。
院長の役割としてはミーティングを盛り上げるためのイベントを考え実行することです。最初に場を和ませるような話(アイスブレイク)、スタッフの3分間スピーチ、誕生日のお祝い、月間MVPなど、ミーティングのプロデューサーとしてミーティングを盛り上げれるような仕掛を考え実行し続けることがポイントです。

2.ミーティングの目的を明確する。
事務連絡のみでは朝礼で言えばいいし、五月雨式には議論しても何も決まらない。私どもでは「今日はここまで議論してここまでの結論を出す」というミーティングのゴールイメージをもってミーティングを行う事を提案しています。

3.スタッフ参加型のミーティングを行う。
ミーティングでは、よく院長が1人でお話されているケースやスタッフを吊し上げるなどワンマンライブが繰り返されています。院長はミーティングのプロデューサー及びアドバイザーに徹して頂きたい。例えば、議長、書記などスタッフに役割を持たせてスタッフにミーティング参加してもらう。ミーティングに参加したスタッフは一言発言してもらう、誕生日のスタッフに話をしてもらう、3分間スピーチを行うなど、ミーティングに参加したスタッフ全員が役割をもち発言できるようにミーティングを院長がプロデュースすると、スタッフのほうも当事者意識が芽生え、やがてミーティングが活性化してきます。

クリニックの実情にあうミーティングのやり方をご検討頂く事をお勧め致します。
最後までお読みいただきありがとうございました。

2018年3月12日

 

スタッフの仕事のやり方を改革した事例

弊社がサポートしたクリニックで受付・事務スタッフの仕事のやり方を改革した事例をお伝え致します。

1.経営診断から明らかになったこと
私どもがスタッフからのインタビューや経営診断した結果、次のような事が明らかになった。

1)このクリニックの仕事のやり方は人に仕事が張り付いていた。その人がいなければ「わからない」「できない」「指示されない」状態になっていた。
2)その人にしかわからない仕事だから「やり方が我流」で10年以上、この部門では業務改善を行えなかった。
3)業務がオープンにされていないから、生産性の高い仕事のやり方かどうか院長や事務長が「判断できない」「指導できない」状況になっていた。
4)やっていることは、記憶と経験という頭の中にあるので「ヌケ・モレ・手持ち」が発生し、そのチェックができない状況にあった。

以上のことが明らかになったため、院長の判断として院内の医療事務業務をすべてオープ
ン化し、標準化し、共有することによって「仕事に人を張り付ける」仕組みに業務の改革を
行いました。

2.「仕事に人を張り付ける」仕組みをつくるための取組み
業務改革を行うにあたり、次のような取り組みを実施致しました。

1) 業務の計画管理の習慣化
① 月間業務計画表・週間業務割当表を導入し仕事に人を張り付ける事を徹底する
② 業務を個人別に毎日に確認する(診察開始前に3分間ミーティングにて個人別の業務を確認する)

2) 業務の抜本的改革への取り組み
① 実現すべき成果は何かを鮮明にする(ゴール明示を徹底した)
② ゴール達成するために業務をすべてリストアップする(業務の棚卸し)
③ 業務のやり方の統一を行う(業務の標準化)

3.取組み成果
抵抗勢力があったものの業務改革を推進するという院長の固い意志がスタッフ一人ひとりに伝わり、上記の取組みを実行した結果、次の成果を得る事ができました。

① 業務割当表による仕事の明示と人の張り付け、標準時間の測定ができ、業務の標準時間を確立することができた。また、業務の遅れなどタイムリーに院長が把握することができるようになった。
② 仕事に人を張り付けることが可能となり業務を計画化することができて業務の精度も向上した。
③ いつも期限ぎりぎりで綱渡りのような仕事のやり方から脱却し計画的に仕事を行うようになった。

4.ゴールの鮮明化がすべての始まり
私は長年のコンサルタントの経験の中で組織のムードを一変させることができる院長に出会ってきました。そして、なぜ、この院長は組織のムードを一変させることができたのかを観察し研究しています。ほとんどすべての場合に共通していたことはスタッフひとりひとりに鮮明なゴールを明示していることに成功要因があることがわかりました。最初のうちは「目標管理を個人にきちんとやらせた成果」と認識しておりましたが、多くの事例を観察していくうちに、成功しているのは目標管理ではなくゴールの設定している院長ということに気づきました。スタッフ一人ひとりに与えるべき事は目標ではなくゴールであることを認識して頂くことがポイントです。ではゴールとは何か?それはほとんど目標と同じ意味なのですが、違う点は「まじめに努力すれば必ず到達できる地点」という事です。目標というのはまじめに努力したからといって必ず到達できるかどうかわからない。しかし、ゴールはほぼ確実に到達できる地点、または状態なのです。ただ、一人ひとりの能力の違うスタッフにゴールを明示するということはそんなに簡単なことではありません。正確にスタッフ一人ひとりの能力を把握することと、綿密な状況分析と業務遂行計画が必要とされます。しかし、スタッフと一人ひとりと時間をかけて話し合い、相互に確認し合いながらゴール設計をすれば十分可能なことでむずかしいことではありません。スタッフ一人ひとりと向き合うことがマネジメントの最重要課題と認識して取り組んでもらえればゴール明示は難しいことではなくなります。ぜひ、チャレンジして頂きたいと思います。最後までお読み頂きありがとうございます。

2018年3月9日

 

兵庫県 平成29年 一人医師医療法人設立スケジュール

兵庫県の一人医師医療法人設立については例年通り年2回の設立の機会があります。
スケジュールの概要は下記のとおりです。

⓵申請書(案)提出   : 平成29年5月末 /  平成29年9月末
⓶ヒアリング      : 7~8月頃   /  12月~1月頃
⓷県医療審議会での審議 : 11月頃     / 平成30年2月頃
⓸設立認可       :  12月頃   /  平成30年3月頃
⓹設立登記       : 平成30年1月頃/  平成30年4月頃 
                     
              

★申請書(案)提出について
兵庫県医師会へ申請書類と添付書類一式の提出が必要です。可能であれば提出期限前に提出して頂く事をお勧め致します。

★ヒアリングについて
5月31日に提出いただいた申請書(案)の事前審査を経て、2回実施します。そのうち1回は、理事長となる予定の医師・歯科医師の方に出席が必要となりますのでスケジュール調整のうえご出席ください。

兵庫県における一人医師医療法人設立についてのご相談もお受けしております。
お気軽にご相談ください。

2017年5月11日

 

「今すぐできる!失敗しない患者クレーム対応術」(日本医療企画)を出版しました

11月20日に株式会社日本医療企画より医療経営ブックレット医療経営士のための現場力アップシリーズ⑧「今すぐできる!失敗しない患者クレーム対応術」という書籍を発刊しました。

【現場力アップシリーズ8 今すぐできる! 失敗しない患者クレーム対応術】

悪質なハードクレームから病院を守るためには、組織で決めた対応手順を組織全体で共有し、実行することが重要です。前半の基礎知識編では、「組織体制の構築」「初期対応の心得」「切り札の準備」といった3つの鉄則を解説。後半のQ&A編では、具体的な事例を挙げて今日からすぐ使える対応策を提示します。

【医療経営ブックレットの内容紹介】
新しい医療経営を実践するために必要な行動力とスキルを養うブックレットシリーズ
医療経営ブックレットは、多面的な視点から問題解決を考え具体策を見出せる人材を養成することをめざしています。現場で課題となっている事柄やニーズの高いテーマを取り上げ、ポイントを箇条書きで示すなど実践に必要な内容をコンパクトにまとめました。
医療機関などでの勉強会や研究会の教材としても、ぜひご活用ください!

これまでの経営コンサルティングの現場から学んだクレーム対応の教訓や私自身の体験をもりこんだ患者クレームノウハウをまとめました。本書が患者クレーム対応力を向上させる一助となれば幸いです。

お求めやすい価格(735円)で購入できますので医療機関などでの勉強会や研究会の教材としても、ぜひご活用ください!

2013年11月22日

 

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